Aby stworzyć wysokiej jakości zespół do obsługi klienta rozpocząć należy od rekrutacji pracowników, którzy będą odpowiedzialni za bezpośredni kontakt z klientem. To właśnie ludzie tworzący zespół obsługi klienta mają bezpośredni wpływ na efekty pracy oraz na zadowolenie klientów. Tym samym bardzo duże znaczenie ma to, aby z rekrutowani pracownicy charakteryzowali się wysoką kulturą osobistą, komunikatywnością, a także elastycznością w prowadzeniu rozmowy oraz wysoką odpornością na stres w przypadku rozmowy z trudnym klientem.
Bardzo często główne źródło kontaktu z klientem opiera się na kontakcie telefonicznym oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej. Tym samym centrale telefoniczne są bardzo ważnym działem funkcjonującym w bardzo wielu firmach. Obsługa telefoniczna klienta wymaga ponadto od pracowników nienagannej dykcji, aby treść komunikatu była w pełni zrozumiana przez klientów. Co więcej pracownik obsługi działu klienta reprezentuje całą firmę, przez co jego rozmowy powinny być prowadzone zgodnie z obowiązującymi normami. Warto wypracować je jak najwcześniej. W ten sposób praca w dziale obsługi klienta będzie znacznie bardziej efektywna i prostsza w kontrolowaniu.
